Nazwa usługi: Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego
   
Miejsce załatwienia sprawy:

Urząd Stanu Cywilnego
aleja Marsz. Piłsudskiego 52/54
81-382 Gdynia
tel. 58 66 88 115, 58 66 88 110, 58 66 88 113
fax. 58 66 88 124
Referat ds. Rejestracji Urodzeń, Referat ds. Rejestracji Małżeństw, Referat ds. Rejestracji Zgonów

poniedziałek - piątek: 8:00 - 16:00

   
Wymagane dokumenty:
  • - wypełniony formularz elektroniczny
  • - oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego (złożony dokument nie podlega zwrotowi)
  • - oryginał tłumaczenia dokonanego przez tłumacza przysięgłego (złożony dokument nie podlega zwrotowi) - jeżeli dokument zagraniczny jest wielojęzyczny tłumaczenie nie jest wymagane.
  • Kopie wymaganych dokumentów należy zeskanować i dołączyć do wniosku, natomiast oryginały należy wysłać pocztą albo złożyć osobiście.
   
Sposób załatwienia sprawy: Usługa umożliwia transkrypcję (wpisanie) aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do rejestru stanu cywilnego. Wniosek o transkrypcję (wpisanie, przeniesienie) aktu składa się do wybranego kierownika USC. Po wpisaniu zagranicznego aktu do centralnego rejestru stanu cywilnego stronie wydaje się odpis zupełny aktu. Jeżeli dokument zagraniczny jest wielojęzyczny tłumaczenie nie jest wymagane. Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL. Kierownik USC dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie. Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. Jeżeli wniosek dotyczy transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku. Jeżeli nie zrobią tego od razu, to oświadczenia takie można złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji.

- złożenie wniosku
- złożenie zagranicznego aktu stanu cywilnego - złożenie tłumaczenia
- wydanie odpisu zupełnego
   
Opłaty:

Opłata skarbowa: 50 zł - odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji. Opłatę skarbową można uiścić w kasach Urzędu (pok. 27 lub kasy A, B na Sali Obsługi Mieszkańców) po wcześniejszym uzyskaniu zlecenia do kasy od pracownika USC z pok. 17, 18 lub 20.
Opłatę skarbową można też wnieść gotówkowo lub bezgotówkowo (np. w formie elektronicznej) na konto Urzędu NORDEA BANK POLSKA S.A. w Gdyni nr 73 1440 1026 6153 0410 0000 0065 (dla płatności z zagranicy: BIC: BPKOPLPW, IBAN: PL 73 1440 1026 6153 0410 0000 0065) z zaznaczeniem tytułu opłaty i danych identyfikujących wpłacającego. Oryginał dowodu wpłaty należy dołączyć do wniosku.
Opłata skarbowa podlega zwrotowi, na wniosek strony, jeżeli mimo uiszczenia opłaty nie dokonano czynności.

Płatność (50.00 zł.)

   
Czas załatwienia sprawy: Po przeniesieniu aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego
- w tutejszym USC po upływie 7 dni roboczych;
- w innym USC po upływie 10 dni roboczych.
   
Tryb odwoławczy: W przypadku wydania decyzji odmawiającej transkrypcji aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego przysługuje odwołanie do Wojewody Pomorskiego za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdyni w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.
   
Podstawa prawna: Inne
Konwencja Nr 16 z dnia 08.09.1976r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004r. Nr 166, poz. 1735)
Ustawa
Ustawa z dnia 14.06.1960r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016r., poz. 23, z późn. zm.)
Ustawa
Ustawa z dnia 16.11.2006r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2015r., poz. 783, z późn. zm.)
Rozporządzenie
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.09.2007r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007r., Nr 187, poz. 1330)
Ustawa
Ustawa z dnia 28.11.2014r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014r., poz. 1741, z późn. zm.)
   
Inne informacje: Do wysłania wniosku drogą elektroniczną niezbędne będzie podpisanie go bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP
   
Formularz elektroniczny:
   
Formularze tradycyjne: Wniosek o transkrypcję (wpisanie) aktu zgonu.doc
Wniosek o transkrypcję (wpisanie) aktu małżeństwa.doc
Wniosek o transkrypcję (wpisanie) aktu urodzenia.doc
   
Dokumenty dodatkowe:
   
Usługi powiązane: